# Cadrage initial - Portail Famille de l'école des Tilleuls d'Arthon

Date : 22 mai 2026

## 1. Objectif

Créer un espace numérique sécurisé, porté par la mairie, permettant aux familles de gérer les démarches liées à l'école des Tilleuls d'Arthon : dossier famille, inscriptions, documents, suivi des demandes, factures, paiement en ligne et historique.

Le portail doit servir deux publics :

- les parents, qui doivent pouvoir faire leurs démarches simplement ;
- les agents mairie / école / périscolaire, qui doivent pouvoir suivre, valider, facturer et relancer.

## 2. Porteur du service

Le service étant porté par la mairie, le portail doit être pensé comme un service public local.

Conséquences principales :

- la mairie est responsable du service et, selon l'organisation retenue, responsable du traitement des données ;
- le DPO de la mairie ou de l'intercommunalité doit être associé dès le cadrage ;
- le paiement en ligne doit être étudié en priorité avec PayFiP, la solution de la DGFiP pour les collectivités ;
- le portail doit viser la conformité RGPD, la sécurité des données d'enfants et l'accessibilité numérique ;
- les rôles doivent séparer clairement les accès : parents, agents mairie, école, périscolaire, régie/comptabilité, administrateur.

## 3. Périmètre fonctionnel du MVP

### 3.1 Comptes et connexion

- Création de compte parent.
- Validation de l'adresse e-mail.
- Réinitialisation du mot de passe.
- Option à étudier : connexion FranceConnect pour simplifier et fiabiliser l'identité des parents.
- Authentification renforcée pour les agents mairie et administrateurs.
- Journal des connexions et actions sensibles.

### 3.2 Dossier famille

- Coordonnées des responsables légaux.
- Adresse postale, téléphone, e-mail.
- Situation familiale utile à la gestion administrative.
- Contacts d'urgence.
- Autorisations de récupération de l'enfant.
- Gestion des droits d'accès parent par parent, notamment en cas de séparation.

### 3.3 Fiches enfants

- Identité de l'enfant.
- Classe / niveau.
- Informations utiles pour les services : régime alimentaire, allergies, observations administratives.
- Autorisations : droit à l'image, sorties, personnes autorisées.
- Pièces associées au dossier de l'enfant.

Attention : les informations de santé doivent rester limitées au strict nécessaire.

### 3.4 Démarches et inscriptions

- Inscription scolaire annuelle.
- Inscription cantine.
- Inscription garderie / accueil périscolaire.
- Inscription à des activités ou sorties.
- Signalement d'absence ou de changement ponctuel.
- Suivi de chaque demande : brouillon, envoyée, en instruction, validée, refusée, à compléter.

### 3.5 Documents

- Dépôt de pièces justificatives par les parents.
- Types de documents configurables : assurance scolaire, livret de famille, justificatif de domicile, quotient familial, RIB, attestation médicale si nécessaire.
- Contrôle par les agents.
- Statuts : reçu, valide, refusé, expiré, à renouveler.
- Historique des documents déposés et des validations.

### 3.6 Factures

- Mise à disposition des factures dans l'espace parent.
- Téléchargement PDF.
- Statuts : à payer, payée, en retard, annulée, avoir.
- Historique des factures par année scolaire.
- Stockage des factures et justificatifs de paiement.
- Export pour la régie/comptabilité.

### 3.7 Paiement en ligne

- Intégration prioritaire à étudier : PayFiP.
- Le portail ne doit pas stocker les données de carte bancaire.
- Le parent consulte sa facture dans le portail, clique sur payer, puis est redirigé vers le parcours de paiement.
- Le portail récupère le statut de paiement et met à jour la facture.
- Un reçu ou une confirmation doit rester disponible dans l'espace parent.

### 3.8 Notifications

- E-mail de création de compte.
- E-mail lorsqu'une demande est validée ou à compléter.
- E-mail quand une facture est disponible.
- Relance avant ou après échéance.
- Notifications internes pour les agents en cas de dossier incomplet.

### 3.9 Back-office mairie

- Recherche famille / enfant.
- Consultation et modification encadrée des dossiers.
- Validation des pièces et démarches.
- Gestion des inscriptions.
- Import ou génération des factures.
- Suivi des paiements.
- Exports CSV / Excel.
- Tableau de bord : dossiers incomplets, factures impayées, inscriptions à valider.

## 4. Rôles et droits

- Parent : accès uniquement à son foyer, ses enfants, ses documents, ses factures.
- Agent accueil mairie : consultation et accompagnement des familles, selon droits définis.
- Agent périscolaire : inscriptions, présences, informations utiles au service.
- Régie/comptabilité : factures, paiements, exports, relances.
- Direction école : consultation limitée aux informations nécessaires.
- Administrateur : paramétrage, rôles, utilisateurs, périodes d'inscription.

Chaque rôle doit appliquer le principe du besoin d'en connaître.

## 5. Données principales à prévoir

- Famille / foyer.
- Responsable légal.
- Enfant.
- Contact d'urgence.
- Autorisation.
- Démarche.
- Inscription.
- Document.
- Facture.
- Paiement.
- Message / notification.
- Journal d'audit.

## 6. Parcours parent cible

1. Le parent crée son compte ou se connecte.
2. Il complète le dossier famille.
3. Il ajoute ou vérifie les fiches enfants.
4. Il dépose les documents demandés.
5. Il inscrit l'enfant aux services nécessaires.
6. Il suit l'avancement des demandes.
7. Il consulte ses factures.
8. Il paie en ligne.
9. Il retrouve l'historique des factures et justificatifs.

## 7. Parcours agent cible

1. L'agent se connecte au back-office.
2. Il consulte les dossiers à traiter.
3. Il vérifie les informations et documents.
4. Il demande des compléments si besoin.
5. Il valide les inscriptions.
6. Il suit les factures et paiements.
7. Il exporte les données nécessaires à la gestion interne.

## 8. Contraintes importantes

### RGPD

- Finalités explicites : gestion scolaire, périscolaire, facturation, paiement.
- Données limitées au nécessaire.
- Information claire des familles.
- Droits d'accès, rectification, opposition lorsque applicable.
- Durées de conservation définies.
- Journalisation des accès aux données sensibles.
- Contrat de sous-traitance avec tout prestataire technique.

### Sécurité

- Hébergement en France ou Union européenne à privilégier.
- Chiffrement des échanges.
- Sauvegardes régulières.
- Cloisonnement des rôles.
- Double authentification pour les agents.
- Traçabilité des actions sensibles.
- Procédure en cas de violation de données.

### Accessibilité

- Interface lisible et utilisable sur mobile.
- Respect du RGAA à prévoir pour un service public numérique.
- Parcours simple pour les familles peu à l'aise avec le numérique.
- Possibilité d'accompagnement en mairie.

## 9. Intégrations à étudier

- PayFiP pour le paiement en ligne.
- Logiciel de facturation ou régie déjà utilisé par la mairie.
- Logiciel enfance / cantine / périscolaire s'il existe.
- FranceConnect pour la connexion.
- Service d'e-mails transactionnels.
- Export comptable ou interface avec les outils de la trésorerie, selon l'organisation locale.

## 10. Version 1 recommandée

La première version doit rester concentrée sur les besoins essentiels :

- comptes parents ;
- dossier famille ;
- fiches enfants ;
- dépôt et validation des documents ;
- inscriptions cantine / périscolaire ;
- factures PDF ;
- paiement en ligne via PayFiP ou parcours compatible ;
- back-office mairie ;
- notifications e-mail ;
- exports de gestion.

Fonctions à garder pour une version suivante :

- messagerie interne complète ;
- application mobile dédiée ;
- pointage temps réel des présences ;
- tableaux statistiques avancés ;
- signature électronique ;
- SMS ;
- synchronisation poussée avec d'autres logiciels.

## 11. Questions à trancher avec la mairie

- Quels services sont concernés au lancement : cantine, garderie, centre de loisirs, école uniquement ?
- La mairie dispose-t-elle déjà d'un logiciel enfance/famille/facturation ?
- Les factures sont-elles émises par la régie, la commune, l'intercommunalité ou un autre organisme ?
- La mairie est-elle déjà raccordée à PayFiP ?
- Souhaite-t-on FranceConnect dès la première version ?
- Qui valide les documents : mairie, école, périscolaire ?
- Quelles pièces sont vraiment nécessaires ?
- Quelles durées de conservation appliquer aux dossiers et factures ?
- Combien de familles et d'enfants sont concernés ?
- Qui assure le support aux parents ?

## 12. Références utiles

- PayFiP - paiement en ligne des collectivités : https://www.collectivites-locales.gouv.fr/index.php/gerer-les-finances-publiques-locales/moyens-de-paiement/loffre-de-paiement-en-ligne-payfip
- FranceConnect - documentation fournisseurs de service : https://docs.partenaires.franceconnect.gouv.fr/fs/
- CNIL - éducation et établissements scolaires / périscolaires : https://www.cnil.fr/fr/education-pro
- RGAA - accessibilité numérique : https://accessibilite.numerique.gouv.fr/